Automatisch incasseren bij klanten


Met incasso als betaalmethode worden bedragen direct afgeschreven van de bankrekening van jouw klant. Op die manier hoef je je klant niet (steeds) te vragen om jou te betalen.

Wat is automatische incasso?

Met een automatische incasso kan je eenvoudig terugkerende betalingen incasseren bij je klanten. Je hebt hiervoor een officiële machtiging van je klant nodig. De klant moet toestemming geven om bedragen van zijn of haar bankrekening te incasseren.

Terugboeken of storneren

Houd er rekening mee dat klanten een transactie met automatische incasso via de bank kunnen terugboeken met een stornoboeking.

SEPA incasso of Europese incasso

SEPA incasso, ook wel Europese incasso genoemd, is geïmplementeerd in alle landen van de Eurozone. Alle eurobetalingen in deze landen moeten geïncasseerd worden via het SEPA-betalingssysteem.

Voordelen van automatisch incasseren

  • Gemak voor je klant.
  • Minder werk om betalingen te incasseren.
  • In 1 keer incassobedragen ontvangen op je zakelijke rekening

Zo werkt automatisch incasseren

  1. Sluit een Europees incassocontract met ons af. Dit doe je via je adviseur.
  2. Laat je klanten een incassomachtiging invullen en ondertekenen. Op de website van Betaalvereniging Nederland kun je machtigingsformulieren downloaden.
  3. Informeer je klanten voordat je gaat incasseren.
  4. Verstuur de incasso of een incassobatch naar Mijn RegioBank Zakelijk met je boekhoudpakket. Of upload het Pain.008 incassobestand handmatig in Mijn RegioBank Zakelijk.
  5. Ontvang de incassobedragen of het bedrag van de hele batch in 1 keer op je MKB Rekening of V&S Rekening.

Sluit eerst een incassocontract af

Met veel administratiesoftware kun je een batch met incasso-opdrachten maken. Daarmee zorg je dat in 1 keer een verzameling bedragen wordt bijgeschreven op je rekening bij RegioBank. Vraag hiervoor een standaard Europees incassocontract aan bij je zelfstandig adviseur.

Voor wie is het incassocontract?

Automatisch incasseren kan alleen als je al wat langer ondernemer bent. Je moet aan deze voorwaarden voldoen:

  • Je organisatie heeft al 1 jaar een RegioBank MKB Rekening of een V&S Rekening.
  • Je organisatie staat al 2 jaar ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

    Zo maak je een incassobatch aan

    In je boekhoudpakket kun je een verzameling incasso’s maken. Met je boekhoudprogramma lever je deze batch van incasso's in het XML-formaat (pain.008) aan via Mijn RegioBank Zakelijk. Houd hier ook rekening mee:

    • Een omschrijving bestaat uit maximaal 140 tekens.
    • De betalingsreferentie (betalingskenmerk) bestaat uit 25 tekens.
    • Het is mogelijk een eigen referentie (End-to-End-ID) mee te geven met de betaling van niet meer dan 35 tekens.

    Zo werkt het uploaden van een incassobatch

    Zo upload je het Pain.008 incassobestand handmatig in Mijn RegioBank Zakelijk.

    1. Log in op Mijn RegioBank Zakelijk.
    2. Ga in het linkermenu onder Betalen naar ‘Upload incassobestanden’.
    3. Klik op de knop ‘Upload batchbestand’.
    4. Klik op de knop ‘Kies een bestand’ en selecteer een bestand.
    5. Klik op ‘Upload batchbestand’.
    6. Na uploaden wordt een melding getoond of uploaden gelukt is of mislukt.
    7. Klik op ‘Sluiten’.
    8. Het geüploade batchbestand is nu zichtbaar in het overzicht van batchbestanden.

    Bestandsformaat 

    Voor incassobatches wordt gewerkt met de volgende bestanden: 

        Alleen de volgende tekens zijn toegestaan in een batch:

        a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z / - ? : ( ) . , ' + 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Space

        In de Implementations guideline en het addendum vind je alle specificaties voor SEPA XML.

        Bekijk deze documenten

        Foutcode

        Krijg je een foutcode te zien als je een batch met incasso's of overboekingen wilt maken? Of nadat de transactie is verwerkt?

        Bekijk welke foutcodes voorkomen en wat je moet doen

        Zo werkt het verwerken van een incassobatch

        1. Log in op Mijn RegioBank Zakelijk.
        2. Ga in het linkermenu onder Betalen naar ‘Overzicht incassobestanden’.
        3. Klik op het gewenste bestand. Het bestand heeft meestal de status ‘Klaar om te versturen’.
        4. Klik op ‘Bestand verzenden’.
        5. Onderteken met het aangegeven inlogmiddel.
        6. Na ondertekenen wordt een melding getoond of het verzenden gelukt is.
        7. In het overzicht van batchbestanden is te zien dat de status van het bestand is aangepast.

        Status van je incassobatch

        Onder 'Overzicht incassobestanden' in Mijn RegioBank Zakelijk vind je een overzicht van je incassobestanden. De status wordt per bestand weergegeven.

        Als je een bestand aanklikt, vind je de aanwezige incassobatches en hun status.

        Incasso tegenhouden

        Heb je een incassobatch verzonden, maar wil je deze alsnog tegenhouden? Dat kan tot uiterlijk 12 uur op de werkdag voorafgaand aan de verwerkingsdatum. Je zelfstandig adviseur kan je hierbij helpen.

        Kosten

        Het incassocontract kost je niets. Je betaalt € 1,75 per batch en € 0,10 voor elke bijschrijving. Je vindt deze kosten in de 'Informatiewijzer Zakelijk Betalen'.

        Meer over incasseren bij klanten

        Documenten voor incasso's en overschrijvingen

        Mijn RegioBank Zakelijk aanvragen

        Mobiel bankieren in de RegioBank app