Algemene voorwaarden opstellen

Algemene voorwaarden opstellen is belangrijk. Zo weet uw klant hoe het zit met de garantie, aansprakelijkheid en andere belangrijke voorwaarden. Op deze pagina leest u meer over hoe u de algemene voorwaarden opstelt, of het verplicht is en wat er wordt bedoeld met een zwarte en grijze lijst.

Wat zijn algemene voorwaarden?

De algemene voorwaarden sommen de algemene rechten en plichten van een bedrijf en haar klanten op. Deze afspraken zijn vastgelegd in een document dat vaak op de website van een bedrijf staat om risico's van een bedrijf te beperken. Daarom staan er meestal ook aansprakelijkheidsbeperkingen in.

Zijn algemene voorwaarden verplicht?

Het opstellen van algemene voorwaarden is niet wettelijk verplicht. Toch kan het handig zijn om ze wel op te stellen om bepaalde risico's uit te sluiten. Mocht u een meningsverschil krijgen met een klant, dan kunt u terugvallen op uw algemene voorwaarden. Om die reden verplichten veel verzekeraars u wel om algemene voorwaarden op te stellen.

Geldigheid van uw algemene voorwaarden

Om terug te kunnen vallen op uw algemene voorwaarden gelden de volgende verplichtingen:

  • Uw algemene voorwaarden moeten openbaar beschikbaar zijn. Openbaar beschikbaar betekent dat klanten altijd de mogelijkheid hebben om de algemene voorwaarden op te vragen en in te zien voordat de klant iets koopt.
  • Uw klant moet de algemene voorwaarden aanvaarden. Dit gebeurt wanneer de klant de algemene voorwaarden heeft doorgelezen en geaccepteerd heeft. Meestal gebeurt dit doordat de klant tekent, of (middels een vinkje zetten) aangeeft akkoord te gaan met de algemene voorwaarden tijdens het aankoopproces.

    Houdt u zich hier niet aan, dan gelden de algemene voorwaarden niet.

    Algemene voorwaarden maken

    U kunt zelf algemene voorwaarden opstellen of dit overlaten aan een juridisch adviseur. Het verschilt per branche wat er in de algemene voorwaarden moet komen te staan. In het overzicht consumentenvoorwaarden van de Sociaal Economische Raad (SER) kunt u per sector vinden wat er in de algemene voorwaarden moet komen te staan.

    Wat staat er in de algemene voorwaarden?

    In de algemene voorwaarden staat vaak informatie over de aansprakelijkheid, betalingstermijn, eigendomsbehoud, garantie en leveringsvoorwaarden. Wat er precies in moet komen staan, verschilt zoals aangegeven per branche.

    Aansprakelijkheid

    Als ondernemer kunnen uw klanten u aansprakelijk stellen voor schade. U mag nooit alle aansprakelijkheid uitsluiten, maar u kunt uw aansprakelijkheid wel verkleinen met uw voorwaarden. In deze voorwaarden staat waar u als ondernemer aansprakelijk voor bent en waarvoor niet.

    Betalingstermijn

    U mag zelf de betalingstermijn voor uw klanten bepalen. Deze neemt u op in de algemene voorwaarden. Voor bedrijven en de overheid geldt een wettelijke betalingstermijn. Als u een kortere of langere betalingstermijn wilt gebruiken, moet u dit vastleggen in uw algemene voorwaarden.

    Eigendomsvoorbehoud

    U kunt ervoor kiezen om een eigendomsvoorbehoud op te nemen in uw algemene voorwaarden. U blijft dan eigenaar van de geleverde goederen totdat de klant betaald heeft. Als de klant failliet gaat, kunt u zo ook uw goederen terugeisen.

    Garantie

    Uw producten of diensten moeten werken zoals u dat belooft. De klant heeft hierbij een wettelijke garantie. In de algemene voorwaarden kunt u daarnaast nog een extra garantie, zoals een fabrieksgarantie, vastleggen. Ook de duur van uw garantie kunt u vastleggen in uw algemene voorwaarden. De wettelijke garantie op uw product kunt u niet beperken.

    Leveringsvoorwaarden

    Alle afspraken die met de levering van uw producten te maken hebben, legt u vast als leveringsvoorwaarden. Dit zijn zaken zoals de levertijd, bezorgkosten en annulering van een bestelling.

    De zwarte en grijze lijst

    Er zijn ook dingen die niet terug mogen komen in de algemene voorwaarden omdat ze te veel in het nadeel van de consument uitvallen. Hiervoor is er een zwarte en grijze lijst opgesteld met dingen die u niet mag opnemen in de algemene voorwaarden.

    De zwarte lijst

    Op de zwarte lijst staan voorwaarden die bij wet verboden zijn om in de algemene voorwaarden op te nemen zoals:

    • Voorwaarden die ervoor zorgen dat de klant geen recht meer heeft op geld, producten of diensten van de koper.
    • Voorwaarden die ervoor zorgen dat de klant de overeenkomst niet ongeldig kan maken of kan uitstellen.
    • Voorwaarden die ervoor zorgen dat u als ondernemer zelf bepaalt of u de algemene voorwaarden goed heeft nageleefd.
    • Voorwaarden die ervoor zorgen dat u de prijs van de geleverde goederen of diensten binnen 3 maanden mag verhogen.
    • Voorwaarden die ervoor zorgen dat gekochte goederen of diensten met een bepaalde termijn, zoals een abonnement, stilzwijgend verlengd worden.

    De volledige zwarte lijst kunt u vinden in artikel 6:236 van het Burgerlijk Wetboek (BW).

    De grijze lijst

    Op de grijze lijst staan voorwaarden die niet per se verboden zijn maar wel in het nadeel van de klant uit lijken te vallen en dus verdacht zijn zoals:

    • Voorwaarden die niet overeenkomen met de gecommuniceerde verwachtingen over het product of de dienst.
    • Voorwaarden die u als ondernemer het recht geven om de verplichtingen te wijzigen.
    • Voorwaarden die u als ondernemer (gedeeltelijk) vrijstellen van het betalen van een schadevergoeding aan klanten.
    • Voorwaarden die de klant verplichten tot het betalen van een geldsom bij het eerder beëindigen van een contract.
    • Voorwaarden die de klant verplichten tot een opzegtermijn die langer is dan 1 maand.

    Als ondernemer kunt u hier tegenbewijs voor aanleveren om aan te tonen dat de voorwaarden niet uitvallen in het nadeel van de klant. De volledige grijze lijst vindt u in artikel 6:237 van het Burgerlijk Wetboek (BW).

    Uw algemene voorwaarden deponeren

    U kunt uw algemene voorwaarden deponeren bij de Kamer van Koophandel (KVK). Dat betekent dat u ze indient bij de KVK en iedereen ze vervolgens kan opvragen. Dat is niet verplicht, maar in sommige gevallen wel verstandig. Bijvoorbeeld als u:

    • De algemene voorwaarden niet aan de klant kunt overhandigen, bijvoorbeeld als u telefonisch goederen of diensten verkoopt. Op deze manier kunnen klanten uw voorwaarden toch inzien.
    • Bewijs wilt leveren. Zo is het duidelijk welke voorwaarden er op welk moment van toepassing zijn en kunt u discussie hierover met de klant voorkomen.

    Let op: de Kamer van Koophandel controleert uw algemene voorwaarden niet. Het deponeren van uw algemene voorwaarden betekent dus niet dat ze aan alle wettelijke eisen voldoen.

    Hulp van onze adviseurs

    Wilt u meer weten over belangrijke financiële aspecten als startende ondernemer? En hoe de Zelfstandig Adviseur van RegioBank bij u in de buurt u kan helpen? Maak dan geheel vrijblijvend een afspraak om kennis te maken en te ontdekken met welke producten en diensten u geholpen kan worden om uw bedrijf te starten.

    Maak vrijblijvend een afspraak

    Lees meer

    Stappenplan ‘Eigen bedrijf starten’

    Tips eigen bedrijf starten

    Factuur maken

    Al onze zakelijke betaaloplossingen op een rij