Factuur maken

Een factuur op de juiste manier opstellen is essentieel voor u als ondernemer. Wij leggen u uit wat een factuur is, wat er op een factuur hoort te staan en hoe u een factuur kunt maken.

Wat is een factuur?

Een factuur is een nota of schriftelijke rekening voor de goederen die een onderneming levert of diensten die een onderneming verricht. Op een factuur moeten een aantal vaste onderdelen terugkomen. Anders voldoet de nota of schriftelijke rekening niet aan de factuurvereisten die de De Belastingdienst daaraan stelt. Voldoet u niet aan deze eisen? Dan mogen u en uw klant geen gebruikmaken van de btw-aftrek.

Wat staat er op een factuur?

Een factuur moet minimaal de volgende gegevens vermelden:

Naam en adres van uzelf en uw klant
De factuurdatum (dat is de datum waarop de factuur daadwerkelijk is uitgereikt)
Het factuurnummer (gebruik opeenvolgende nummers voor uw facturen, met 1 of meer reeksen.)
Uw btw-nummer van uzelf en in specifieke gevallen het btw-nummer van uw klant
Uw KVK-nummer
Een omschrijving van de verkochte diensten of goederen en de hoeveelheid
De datum waarop de goederen zijn geleverd of de diensten zijn verricht
Het nettobedrag (zonder btw)
Het bedrag aan btw; bij verschillende percentages worden meerdere btw bedragen vermelden
Het gehanteerde btw-percentage (bij meerdere percentages, alle percentages noemen)
Het totaalbedrag (inclusief btw)
De betaalvoorwaarden en betaalmogelijkheden (bijv. IBAN-nummer)

Verder komen vaak het debiteurennummer en het ordernummer of referentie van de klant ook terug op een factuur, maar deze onderdelen zijn niet wettelijk verplicht.

Let op: in specifieke gevallen zijn aanvullende factuurvereisten van toepassing, bijvoorbeeld in de volgende situaties (niet limitatief):

Toepassing van een btw-vrijstelling
Grensoverschrijdende transacties, zowel bij levering van goederen als het verrichten van diensten aan in het buitenland gevestigde afnemers
Situaties waarbij de heffing van btw is verlegd naar de afnemer
Minder factuurvereisten zijn van toepassing als een vereenvoudigde factuur mag worden uitgereikt

Tip: online zijn er veel voorbeelden te vinden van facturen. Gebruik deze naast de hierboven genoemde lijst.

Factuur met of zonder btw opstellen

Het maken van een factuur en het al dan niet berekenen van btw is verplicht. Op basis van de transactie die u doet dient u na te gaan of u btw moet berekenen of dat er een specifieke regeling van toepassing is. Op de website van de Belastingdienst vindt u meer informatie.
De meeste leveringen van goederen en diensten binnen Nederland zijn belast met btw. Er bestaat een aantal btw-vrijstellingen. Indien een btw-vrijstelling van toepassing is, vermeldt dan op de factuur dat vrijstelling van toepassing is.

Is een factuur verplicht?

Voor alle goederen en diensten die u levert aan andere ondernemers, moet u een factuur opstellen. Ook als zij in het buitenland gevestigd zijn. Als u goederen of diensten aan particulieren levert, bent u niet verplicht om een factuur op te stellen. Voor sommige leveringen aan particulieren gelden er enkele uitzonderingen, deze vindt u op de website van de Belastingdienst.

Uitzondering op factuurregels voor ondernemers

Voor sommige ondernemers geldt de factuurplicht niet. U hoeft geen factuur op te stellen als:

U ondernemer in het taxivervoer en openbaar vervoer bent
U horecaondernemer bent
U heeft afgesproken dat de afnemer een factuur maakt (dit gebeurt vaak bij veilingen)
U goederen en diensten levert die vrijgesteld zijn van belasting. Tenzij u gedeeltelijk bent vrijgesteld van belasting, in dat geval moet u wel een factuur opstellen voor de btw belaste leveringen en diensten

Als u gebruik maakt van de KOR-regeling, hoeft u vaak ook geen factuur op te stellen.
Deze uitzonderingsregels vindt u op de website van de Belastingdienst.

Bewaarplicht facturen

De facturen die u ontvangt en stuurt, moet u bewaren in uw administratie. Dit is verplicht. De Belastingdienst moet uw administratie -inclusief de facturen- kunnen controleren. De meeste facturen moet u 7 jaar bewaren. U mag de facturen bewaren in de vorm waarin u ze verstuurd of ontvangen heeft. Heeft u ze digitaal ontvangen? Dan hoeft u ze dus niet af te drukken. U mag de originele facturen en bonnetjes wel inscannen, alle echtheidskenmerken moeten dan wel goed zichtbaar zijn. De administratie en facturen, met betrekking tot onderstaande diensten en leveringen, moet u 10 jaar bewaren:

Onroerend goed
Elektronische diensten
Telecommunicatiediensten
Radio-en televisieomroepdiensten

U kunt op de website van de Belastingdienst teruglezen wat deze diensten en leveringen inhouden.

De betalingstermijn

Als ondernemer wilt u natuurlijk dat uw klanten uw facturen zo snel mogelijk betalen. Om kleine bedrijven te beschermen tegen te laat betalende klanten en wanbetalers, geldt een wettelijke betalingstermijn. Er bestaan verplichte betalingstermijnen tussen ondernemers en tussen ondernemers en overheden. De betalingstermijn tussen u en een consument of particulier moet u in uw algemene voorwaarden opnemen.

Als u een factuur naar een ander bedrijf stuurt, moet het bedrijf deze binnen 60 dagen betalen. U mag deze betalingstermijn verlengen, als dat voor beide partijen niet nadelig is. Dit moet u dan apart vastleggen.

Voor grotere bedrijven (vanaf 250 werknemers) geldt dat zij vanaf 1 juli 2018 geen langere betalingstermijn dan 60 dagen mogen vragen aan mkb’ers en zzp’ers. Als er niets is vastgelegd over de betalingstermijn, is deze 30 dagen. Ook als u een factuur naar de overheid stuurt, moet zij binnen 30 dagen betalen.

Verjaringstermijn voor een factuur

Facturen zijn niet eeuwig geldig. De vordering die geldt op basis van de uitgereikte factuur verjaart op den duur. De factuur is dan niet meer opeisbaar.

Voor facturen geldt een verjaringstermijn van 5 jaar. U kunt 5 jaar na de uiterste betalingstermijn (30 of 60 dagen) dan geen aanspraak meer maken op de factuur en ook niet meer naar de rechter. Heeft u iets aan een consument verkocht? Dan verjaart de factuur na 2 jaar.

Elektronisch factureren

U kunt uw facturen handmatig verwerken, maar makkelijker is om elektronisch te factureren. Alle onderdelen van de factuur staan dan altijd om een vaste plek, zodat al uw facturen consistent dezelfde vorm hebben. U hoeft de gegevens van uw klant dan alleen nog maar in te vullen. Ook is het op deze manier makkelijker om facturen tussen verschillende systemen uit te wisselen.

Factuur verkopen

Wacht u nog op de betaling van facturen die uitstaan, en heeft u dat geld in de tussentijd wel hard nodig? Dan kunt u uw facturen -de vorderingen op uw klanten- verkopen aan een andere partij. Dit wordt ook wel factoring genoemd. Een factoringsbedrijf koopt uw facturen op en betaalt u meteen een gedeelte van het uitstaande bedrag. Zo komt er voor u werkkapitaal vrij om investeringen te doen of andere facturen te betalen.

RegioBank werkt samen met Voldaan. Zij zorgen dat u snel werkkapitaal heeft door het opkopen van uw facturen.

RegioBank helpt kleinzakelijke ondernemers

Bij RegioBank heeft u echt persoonlijk contact met een Zelfstandig Adviseur die u, uw onderneming en de lokale markt kent. En heeft u natuurlijk ook de digitale mogelijkheden van online en mobiel bankieren.

Maak een afspraak voor zakelijk advies