Stappenplan 'onbetaalde factuur'
Stap 1: Controleer de onbetaalde factuur
Een klant die niet betaalt kan daar allerlei redenen voor hebben. Te weinig financiële middelen is er een van, maar het kan ook zijn dat u zelf een fout heeft gemaakt op de factuur. Check daarom eerst of die klopt. Voldoet uw factuur aan alle (wettelijke) voorwaarden? Heeft u de juiste betalingstermijn genoteerd? En is die termijn inderdaad verstreken?
Stap 2: Herinner uw klant dat de factuur nog niet is betaald
Als u zeker weet dat de fout niet bij u ligt, kunt u (vriendelijk) contact opnemen met de klant. Heeft u nauw contact, dan kunt u even bellen. Is dat niet het geval, dan voldoet een reminder via de mail. Houd het bij dit contact luchtig, het kan immers zo zijn dat iemand simpelweg vergeten is de factuur te betalen, of hem wegens omstandigheden over het hoofd heeft gezien.
Stap 3: Dring aan bij de klant
Heeft de vriendelijke reminder geen effect, dan kunt u wat extra druk geven. Bijvoorbeeld door nogmaals te bellen of mailen. Een iets zakelijkere toon is daarbij op z’n plaats, maar beleefd blijven is een voorwaarde. Dat vergroot bovendien de kans op betaling van de factuur.
Afspraak over nieuwe betalingstermijn
Benoem in stap 2 en 3 een uiterlijke betalingstermijn (bijvoorbeeld 7 dagen). Zo is het voor de klant duidelijk wanneer hij betaald moet hebben en voor u wanneer u doorgaat naar de volgende stap.
Stap 4: Bied uw klant een laatste uitweg
Een lastige keuze, maar wel een noodzakelijke: geef uw klant een allerlaatste kans om de factuur te betalen. Geef aan dat u bij het uitblijven van betaling genoodzaakt bent juridische stappen te ondernemen.
Stap 5: Schakel hulp in
Lukt het ondanks alle pogingen niet om uw klant de factuur te laten voldoen? Schakel dan een incassobureau of deurwaarder in. Of informeer bij uw rechtsbijstandverzekering. Met deze stap stelt u uw klant officieel in gebreke. Bepaal ook wie u precies wilt inschakelen. Een incassobureau kán werken op basis van no cure, no pay, waarbij u dus alleen betaalt als het bureau geld incasseert van de klant. Nadeel is dat een incassobureau geen dwangmiddelen heeft. Een deurwaarder heeft die wel. Hij kan bijvoorbeeld beslag leggen op goederen van uw klant of een gerechtelijke procedure starten.
Lukt het ook niet via deze weg? Dan zit er niets anders op dan naar de rechter te stappen. Een zakelijke rechtsbijstandsverzekering is daarbij van belang, zodat u een advocaat of juridisch expert kunt inschakelen.
Financiële buffer of zakelijk krediet
Zorg dat u financiële tegenslagen kunt opvangen. Bij RegioBank kunt u gebruikmaken van verschillende spaarpotjes om een buffer op te bouwen. U kunt natuurlijk ook een zakelijk krediet aanvragen voor wat extra financiële ruimte als dat nodig is.
Meer lezen
Debiteurenfinanciering: financieren van openstaande facturen
Factuur opstellen: waar moet een factuur aan voldoen?